O advento do eSocial trouxe algumas mudanças em como determinados cadastros devem funcionar no sistema. Segundo a estrutura definida pelo mesmo, os cadastros devem possuir um histórico detalhado de algumas informações e possibilitar a alteração de cada item conforme necessidade do usuário. Para que a manutenção desses históricos seja transparente, nos cadastros com a imagem, o sistema irá controlar cada registro baseando-se em uma data ou mês/ano base. 

Ao cadastrar um novo item é necessário definir qual é a data de início do mesmo, definindo assim que aquele registro somente é válido a partir da data informada. Quando for necessário realizar uma modificação em algum registro, a recomendação é selecionar a opção   . Ao selecionar a opção de visualizar, vão existir duas opções:  "editar" e "nova validade". A opção de "editar" apenas modifica os dados do registro na data escolhida, sendo a data padrão a última incluída pelo usuário. Já ao escolher a "nova validade", o usuário vai definir que a partir de uma nova data informada, novos dados digitados irão entrar em vigor para aquele registro. Um exemplo dessa dinâmica pode ser visualizado abaixo:

• O usuário cadastra a empresa com as seguintes informações:
  • Código: 100   Mês/Ano: 01/2014   Nome: Exemplo LTDA   Cnae: 0111302 (Cultivo de milho)
• A partir do mês 06/2014 a empresa faz uma alteração em sua atividade para 0111301 (Cultivo de arroz.) Neste caso o usuário deveria selecionar a opção de nova validade para o registro e informar os seguintes dados: 
  • Mês/Ano: 06/2014   Cnae: 0111301 (Cultivo de arroz).

Com as informações apresentadas acima o nossa empresa ficaria mantida da seguinte forma:

• Empresa com código 100
  • 1° Registro: Mês/Ano: 01/2014   Nome: Exemplo LTDA   Cnae: 0111302 (Cultivo de milho);
  • 2° Registro: Mês/Ano: 06/2014   Nome: Exemplo LTDA   Cnae: 0111301 (Cultivo de arroz).

Com isso, fica definido que entre 01/2014 até 05/2014 o Cnae da empresa é 0111302 e a partir de 06/2014 o mesmo é modificado para 0111301.  

Vamos imaginar agora que o usuário tenha informado o Nome da empresa incorretamente na primeira vez que foi inserir a mesma. Neste caso será necessário realizar a alteração de ambos os registros acima. O botão , encontrado na tela de pesquisa realiza a alteração apenas do último dado histórico do registro. Caso o usuário queira alterar um dado anterior, no nosso caso o (01/2014), é necessário entrar no detalhe do item pela opção  , escolher qual é o período que deseja modificar e clicar no botão  "EDITAR". Com isso as alterações efetuados somente terão efeito no histórico escolhido.

O controle por histórico não é realizado em todos os campos dos cadastros, apenas nos itens determinados pelo eSocial. Quando o usuário selecionar a opção "nova validade", apenas os campos habilitados são os que possuem o controle de histórico. Isto ocorre devido ao fato de que alguns campos nunca irão sofrer modificações com o passar do tempo. Um exemplo claro é o "cnpj" da empresa, que é imutável a partir do momento de abertura da mesma.

Exemplo para gerar nova validade:

Nova validade em dados cadastrais:

Trabalhador admitido em 01/01/2018 como o nome de João da Silva. Em 20/02/2018 ocorreu alteração do nome para João da Silva Sauro.

• 1° Registro no sistema 01/01/2018;
• 2° Nova validade 20/02/2018 - Alteração de nome.

Trabalhador admitido em 01/01/2017 com endereço residencial Av.Brasil, n°70, Centro. Em 01/11/2017 trabalhador alterou o endereço residencial para Av Rep. Argentina, n°40, Jd. Panorama.

• 1° Registro no sistema 01/01/2017;
• 2°Nova validade 20/02/2018 – Alteração de endereço.

Nova validade em dados contratuais:

Admitido em 01/01/2018 na função de vendedor com 44 horas semanais. Em 01/02/2018 ocorreu alteração de carga horária para 20 horas. Em março alteração de função para gerente de vendas.

• 1° Registro no sistema 01/01/2018
• 2° Nova validade 01/02/2018 – Alteração de CH.
• 3° Nova validade 01/03/2018 – Alteração de função.

Nova validade em rubricas:

Rubrica de aviso prévio indenizado com incidência de INSS, FGTS e IRRF. A partir de 01/11/2017 deixou de ter incidência de INSS, FGTS e IRRF.

• 1° Registro no sistema com as informações de incidência.
• 2° Nova validade 01/11/2017 - alteração de incidências.