Quando a empresa efetua a escrituração das notas de entrada por itens possui algumas formas de efetuar as configurações, as quais serão abordadas nesse material. 

Ativar setup no cadastro da empresa

Primeiro, deve ser ativado o setup no cadastro da empresa para escriturar as entradas por item em Cadastro > Empresa > Dados Cadastrais > Localiza a empresa > Engrenagem em azul > Config empresa e ativar o setup ''Importação Doc.Fiscal - (Entrada) Escritura nota fiscal por item''.

Com esse setup ativo, quando for importar pela primeira vez as notas fiscais (ou quando houver itens novos) e for escriturar irá dar erro solicitando o relacionamento dos itens do fornecedor com os itens do seu cliente.

Por que é necessário o relacionamento?

O relacionamento é necessário, pois na importação das notas de entrada, quem emite o XML geralmente é o fornecedor, portanto a informação estão com os códigos de itens deles e não necessariamente serão os mesmos códigos do seu cliente. 

Por exemplo, foi comprado um item do fornecedor 1 com código 0002349, que se refere ao Guaraná Antártica 2L, mas o seu cliente vende esse item pelo código 2574, portanto precisa efetuar esse relacionamento, informando que o item 0002349 do fornecedor 1 se equivale ao item 2574 do seu cliente.

O relacionamento é importante, pois o cliente pode comprar o mesmo item de diversos fornecedores, e em cada fornecedor esse item terá o código diferente. Portanto dessa forma evita que seja cadastrado vários itens para a mesma finalidade (e que não corresponderia ao código do item correto do cliente). O relacionamento também evita que efetue a escrituração das notas no item incorreto, vamos supor que o cliente já utilize o código de item 0002349 para Coca-Cola 2L, se efetuasse a importação do item nesse código na compra do fornecedor 1, acabaria escriturando a nota com a descrição do item incorreta, visto que o item já estaria cadastrado.

Como efetuar o relacionamento de itens do fornecedor com os itens do seu cliente?

Quando escriturar as notas de entrada e os itens ainda não estiverem relacionados, irá apresentar erro, e para corrigir deve ir em Opções > Configurar Item Fornecedor

Essa configuração pode ser trabalhoso, principalmente se a empresa tem um volume grande de compras e de fornecedores diferentes, portanto possui rotinas para auxiliar na configuração.

Pode ser utilizado o arquivo do SPED ICMS para efetuar a vinculação, na opção CFG C/SPED ICMS - por essa opção o sistema tentará relacionar os itens conforme as informações do sped, ficando a cargo do usuário a conferência. E outra opção seria em ''Ajustes'', onde o usuário poderá filtrar por fornecedor ou por NCM e vincular no mesmo item em lote:

Pela opção acima também é possível vincular pelo código, mas como foi explicado, o código pode ser diferente, portanto dificilmente será utilizado.

Observação: Para efetuar o relacionamento, os itens já devem estar cadastrados em Cadastro > Fiscal > Itens. Os itens podem ser cadastrados pelo XML de saída, ou por planilha. Na tela do relacionamento possui o atalho ''Novo item'' para cadastrar um item manualmente caso for necessário.

Quais são as alternativas para não precisar cadastrar os itens conforme os códigos do cliente e efetuar o relacionamento?

A forma correta de escriturar as notas por item seria efetuar esse relacionamento, pois dessa forma a escrituração estará com os códigos da empresa, mas por ser mais trabalhoso, alguns clientes optam por não efetuar o relacionamento dessa forma. Nesse caso temos algumas opções que pode auxiliar. 

A primeira delas seria importar os itens conforme o XML do fornecedor, para isso em Cadastro > Empresa > Dados Cadastrais > Localizar a empresa > Engrenagem em azul > Config empresa > Ativar o setup ''Importação Item - Permite importação dos itens por meio do XML de Entrada.'', com esse setup ativo em Cadastro > Fiscal > Itens > Importar > Conseguirá importar os itens pelo XML do fornecedor, e após isso no momento do relacionamento, poderá utilizar a funcionalidade ''Vincular pelo código''

Importante: Diferentes fornecedores podem utilizar o mesmo código de item para itens diferentes, ou então já ter um item cadastrado do cliente com aquele código, com isso poderá ficar incorreto a informação do item, pois o sistema irá verificar ou cadastrar o primeiro código de item, e todas as demais notas seguintes serão escrituradas nesse código de item com a descrição que já estava cadastrada no sistema.

Setup - Cadastrar um item para cada fornecedor

Outra opção, seria ativar o setup em Cadastro > Empresa > Dados Cadastrais > Localiza a empresa > Engrenagem em azul > Ativar o setup ''Importação Doc.Fiscal - (Entrada) Escritura nota fiscal por item do fornecedor. (Cadastra um item para cada fornecedor)''. Com esse setup ativo, o usuário não precisará efetuar o relacionamento e também não precisará importar os itens antes, pois quando importar as notas de entrada já irá efetuar o cadastro de itens com base nas informações do XML do fornecedor.

Para não ocorrer de ter códigos iguais e importar com as informações incorretas os itens, ao utilizar esse setup, no momento da importação o sistema irá efetuar o cadastro dos itens dos fornecedores de forma automática, utilizando o CNPJ + Código do item do fornecedor para cadastrar, ficando o código do item da seguinte forma: ''CNPJ_CÓDIGOITEM".

Com essa opção, a escrituração não ficará totalmente correta, pois não estará utilizando os códigos dos itens, mas a descrição dos itens ficará conforme a informação do XML que o fornecedor emitiu.